Sådan vælger du det rigtige billetsystem

Det rigtige billetsystem skal først og fremmest gøre det nemmere at være arrangør. Du skal kunne sælge billetter, holde styr på deltagerne og få gæsterne godt ind ad døren uden at bruge unødig tid på administration.

Men billetsystemer er forskellige, og den billigste eller mest omfattende løsning er ikke nødvendigvis den rigtige til dit event.

I denne guide gennemgår vi de vigtigste ting, du bør kigge efter, når du vælger billetsystem - uanset om du arrangerer koncerter, foredrag, festivaler, sport eller mindre lokale events.

Hvad skal et godt billetsystem kunne?

Et billetsystem er i sin enkleste form en løsning til at sælge og udstede billetter. I praksis bør det dog kunne hjælpe dig med langt mere end selve betalingen.

For de fleste arrangører hænger billetsalget tæt sammen med resten af eventet. Du har brug for at vide, hvor mange billetter der er solgt, hvem der kommer, hvilke billettyper der sælger, og om billetterne er blevet brugt ved indgangen.

Et godt billetsystem samler derfor flere af de opgaver, du ellers skulle håndtere forskellige steder.

Det kan eksempelvis være:

• online billetsalg
• forskellige billettyper og priser
• betaling
• deltager- og gæstelister
• rabatkoder
• billetscanning og adgangskontrol
• statistik over billetsalget
• kommunikation med billetkøbere

Hvilke funktioner der er vigtigst, afhænger af dit arrangement. Et foredrag med 80 deltagere har ikke nødvendigvis de samme behov som en festival med flere tusinde gæster.

1. Start med dit eget behov

Det kan være fristende at begynde med at sammenligne funktioner og priser. Men start i stedet med dit arrangement.

Hvor mange gæster forventer du? Har du ét arrangement om året eller 50? Skal gæsterne have faste pladser? Har du forskellige billettyper? Og hvor mange mennesker skal kunne scanne billetter ved indgangen?

Hvis du eksempelvis arrangerer et mindre foredrag, kan en enkel løsning til tilmelding, betaling og scanning være rigeligt.

Driver du derimod et spillested eller afholder en festival, kan kravene være større. Her kan du blandt andet have brug for flere adgangspunkter, forskellige billettyper, løbende afregning og et bedre overblik over salget.

Lav derfor gerne en kort liste med de funktioner, du faktisk har brug for, inden du begynder at sammenligne billetsystemer.

2. Undersøg hvad billetsystemet reelt koster

Prisen på et billetsystem kan være skruet sammen på forskellige måder.

Nogle løsninger har abonnement. Andre tager en procentdel af billetprisen eller et fast gebyr pr. billet. I nogle tilfælde betaler arrangøren omkostningen, mens den i andre tilfælde kan lægges oven i billetprisen.

Derfor er det ikke altid nok at sammenligne det tal, der står øverst på en prisside.

Prøv i stedet at regne på et konkret arrangement.

Hvis du eksempelvis forventer at sælge 500 billetter til 200 kr., hvad bliver den samlede omkostning så? Og hvad sker der med prisen, hvis du sælger 2.000 billetter næste gang?

Det gør det langt lettere at sammenligne forskellige løsninger på et realistisk grundlag.

Findes der et gratis billetsystem?

Ja, men "gratis" kan betyde forskellige ting.

Nogle billetsystemer er gratis at oprette og har først en omkostning, når du sælger betalte billetter. Andre kan være gratis for arrangøren, fordi billetkøberen betaler gebyret.

Afholder du et gratis arrangement, bør du derfor undersøge, om gratis billetter også er gratis at oprette og administrere.

Hos Billetsalg.dk koster det 0 kr. at oprette og håndtere gratis billetter. Ved betalte billetter betaler du et fast billetgebyr frem for et abonnement.

3. Tænk på oplevelsen for billetkøberen

Som arrangør kommer du til at bruge administrationen i billetsystemet. Men langt flere mennesker kommer til at møde selve billetsalget.

Derfor bør købsoplevelsen vægte mindst lige så højt som funktionerne bagved.

En gæst skal hurtigt kunne forstå:

• hvad billetten koster
• hvad billetten giver adgang til
• hvilken dato og tidspunkt arrangementet afholdes
• hvordan betalingen foregår
• hvor billetten findes efter købet

Jo færre unødvendige trin, desto bedre.

Prøv derfor gerne selv at købe en billet, når du vurderer et billetsystem. Det giver ofte et bedre billede af løsningen end en lang liste med funktioner.

4. Overvej hvordan gæsterne kommer ind

Billetsalget slutter ikke, når billetten er købt.

På dagen skal gæsterne også ind til arrangementet, og her kan et langsomt check-in hurtigt skabe kø.

Ved mindre arrangementer kan én mobiltelefon være tilstrækkelig til at scanne billetter. Ved større arrangementer kan der være behov for flere scannere og flere indgange på samme tid.

Det er derfor værd at undersøge:

• hvordan billetter scannes
• om almindelige smartphones kan bruges
• om flere personer kan scanne samtidig
• hvor hurtigt en billet registreres
• hvordan allerede anvendte billetter håndteres

Særligt ved arrangementer, hvor mange mennesker ankommer inden for kort tid, kan en effektiv billetscanner gøre en stor forskel.

5. Se på mulighederne for forskellige billettyper

En billet er ikke altid bare en billet.

Du kan eksempelvis have brug for:

• voksen- og børnebilletter
• early bird-billetter
• VIP-billetter
• medlemsbilletter
• partoutbilletter
• gruppebilletter
• gratis billetter
• sponsor- eller fribilletter

Overvej derfor både, hvad du bruger i dag, og hvad du kan få brug for senere.

Det er ærgerligt at skifte billetsystem, fordi du pludselig vil introducere en ny billettype, som din nuværende løsning ikke kan håndtere.

6. Har du brug for faste pladser?

For nogle events er antallet af billetter det eneste, der betyder noget. For andre er den konkrete plads afgørende.

Teatre, kulturhuse, foredrag og visse sportsarrangementer kan eksempelvis have behov for seating, hvor gæsten selv vælger en ledig plads.

Hvis dit venue har nummererede pladser, bør du derfor undersøge, om billetsystemet kan håndtere en sædeplan, og hvor nem den er at administrere.

Det gælder især, hvis du har flere forestillinger eller events i den samme sal.

7. Du skal kunne følge med i billetsalget

Når først salget er åbnet, er spørgsmålet sjældent kun: "Hvor mange billetter har vi solgt?"

Du vil måske også vide, hvilke billettyper der sælger bedst, hvornår salget tager fart, eller om en kampagne faktisk har fået flere til at købe billet.

Den information kan bruges under det aktuelle billetsalg, men den bliver særligt værdifuld, næste gang du arrangerer et event.

Hvis du kan se, at størstedelen af billetterne eksempelvis bliver solgt de sidste to uger, kan det påvirke din markedsføringsplan næste gang. Bliver early bird-billetterne revet væk, kan du justere antallet eller prisen til næste arrangement.

Et billetsystem bør derfor ikke kun registrere salg. Det bør også give dig et brugbart overblik over det.

8. Tjek hvor nemt det er at få hjælp

Support er en af de ting, der kan virke mindre vigtig, indtil du faktisk står med et problem.

Hvis billetsalget ikke fungerer dagen før et stort event, eller der opstår problemer med scanning ved døren, har det stor betydning, hvor hurtigt du kan få fat i nogen.

Undersøg derfor, hvordan supporten fungerer.

Er der kun en formular? Kan du ringe? Foregår supporten på dansk? Og taler du med nogen, der rent faktisk kender systemet og eventbranchen?

Det er især værd at tage med i overvejelserne, hvis billetsalg er en vigtig del af økonomien i dine arrangementer.

Hvilket billetsystem passer til forskellige typer events?

Der findes ikke ét svar, som passer til alle arrangører.

Koncerter og spillesteder
Her er hurtigt billetsalg, forskellige billettyper, adgangskontrol og scanning ofte centralt. Har stedet faste pladser, kan seating også være nødvendigt.

Festivaler
Ved festivaler bliver kapacitet og adgang ofte mere komplekst. Her kan der være flere billettyper, partoutbilletter, forskellige adgangsområder og mange gæster, der skal scannes på kort tid.

Foredrag og konferencer
Her kan deltageradministration, seating, fakturering og muligheden for at afholde arrangementer på flere datoer være vigtig.

Sport og foreninger
Gentagne arrangementer, medlemsbilletter, sæsonkort og en enkel administration kan være vigtigere end avancerede funktioner til et enkeltstående event.

Gratis arrangementer
Her er det værd at kigge efter et tilmeldingssystem, hvor du kan håndtere registrering og deltagere uden at betale billetgebyr for et arrangement, der ikke genererer billetindtægter.

En enkel tjekliste før du vælger

Inden du beslutter dig, kan du stille udbyderen – og dig selv – disse spørgsmål:

• Hvad bliver den samlede pris for mit event?
• Er der abonnement eller binding?
• Kan jeg oprette de billettyper, jeg har brug for?
• Hvordan modtager gæsten sin billet?
• Kan billetter scannes med en almindelig telefon?
• Kan flere medarbejdere scanne samtidig?
• Kan systemet håndtere faste pladser?
• Hvordan får jeg mine penge udbetalt?
• Hvilken statistik får jeg adgang til?
• Kan jeg kontakte support, hvis noget går galt?
• Kan løsningen stadig bruges, hvis mine events vokser?

Du behøver ikke vælge det billetsystem, der kan mest. Du skal vælge det system, der løser de opgaver, der betyder noget for dig og dine gæster.

Billetsalg.dk som billetsystem

Hos Billetsalg.dk arbejder vi hver dag med arrangører, der har meget forskellige behov. Fra mindre foredrag og foreninger til koncerter, venues, messer og større events.

Derfor har vi bygget Billetsalg.dk med fokus på, at det skal være enkelt at komme i gang, uden at du behøver skifte løsning, når dine arrangementer vokser.

Du kan blandt andet sælge billetter online, oprette forskellige billettyper, følge dit salg, håndtere deltagere og scanne billetter ved indgangen.

Og er du i tvivl om, hvordan dit arrangement bedst sættes op, kan du tage fat i os. Så tager vi udgangspunkt i dit event og hjælper dig med at finde den løsning, der giver mening.